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GED Gestion électronique des documents .

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    La Gestion Électronique des Documents ou GED désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en oeuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de documents papiers). La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ».
    Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion.

1- Préalable.

    La GED, pour fonctionner correctement nécessite de renseigner certains paramètres dans les préférences (onglet PDF). Ces paramètres concernent les lieux de stockage des fichiers. Prenez soin de bien définir le nom des répertoires utilisés et de ne pas utiliser d'espace ni de caractères exotiques ( tel que &#%$ etc...)
    Toutes les opérations de scan se font à l'aide du logiciel Xsane, il faut donc procéder à son installation puis à son paramétrage initial (voir plus loin).
    Pour installer Xsane, dans un terminal taper  : sudo apt-get install xsane

Prefs7.png


2- La génération des PDF et l'acquisition des documents.

    L'acquisition des documents peut se faire manuellement ou automatiquement.
    A- Génération automatique
       Laurux propose plusieurs acquisitions automatiques. En impression des documents clients et en impression des documents fournisseurs (commandes et bons de réception). Le logiciel, va stocker le document PDF généré lors de l'impression dans un sous-répertoire nommé "Facs" situé dans le répertoire défini dans les préférences.
       Pour activer cette fonction d'archivage il faut cocher l'option ad hoc dans les fiches clients et fournisseurs.
      
    B- Acquisition manuelle
       Il y a deux possibilités  d'acquisition manuelle.
       1- Pour un document existant
       L'acquisition manuelle peut se faire a partir des fiches clients, fournisseurs et articles à l'aide d'un bouton situé dans l'onglet "Documents liés" . Cette acquisition se fait a partir d'un document existant sur un support numérique (disque dur, cle USB etc...)
       La nature du fichier n'a pas d'importance. On peut archiver du PDF, du png, du tiff, du txt etc...

Ged1.png

       Avant de lancer la recherche d'un document a archiver, le programme offre la possibilité de saisir des étiquettes (Tag). Chaque étiquette est séparée par une virgule. Dans notre exemple on utilise cg pour carte grise, cc pour camping car puis on saisit l'immatriculation.
       Lorsque la saisie des étiquettes est faite alors on lance la recherche en cliquant sur le bouton "Copier".
       NB : Le programme affectera automatiquement le code client (ou fournisseur, ou article) dans les étiquettes.
       Tout document généré de cette façon sera stocké dans un sous-répertoire nommé "Docs" situé dans le répertoire défini dans les préférences.

        2- Pour un document inexistant
       Pour scanner un document inexistant et stocker le PDF dans la fiche idoine on lancera le programme d'acquisition situé sous "Gestion ==> GED ==> Acquisition ou alors directement a partir des fiches clients, fournisseurs ou produits ou bien encore a partir de la saisie des écritures en comptabilité.

Ged2.png

       On saisira en premier le lieu précis ou le fichier scanné sera copié.  Attention, le dossier de destination doit obligatoirement exister. De plus il doit correspondre au répertoire défini dans les préférences.
       Comme indiqué sur l'écran, on saisit le nom du fichier sans l'extension. Puis on saisira les étiquettes. Veillez a bien saisir le code client (ou fournisseur ou article) si vous n' êtes pas passé par une fiche, car ce code sera utilisé pour la mise à jour de la base mais aussi il pourra servir pour les recherches de documents. Si vous lancer le scan a partir d'une fiche (client, fournisseur ou article) alors il n'est pas nécessaire de saisir le code car le programme le mettra automatiquement  dans l'étiquette.
       Ces données étant saisies on pourra cliquer sur le bouton "Scanner" ce qui ouvrira le logiciel "Xsane"
      
Ged3.png

       Xsane étant lancé, on s'assurera que dans la page de droite on aura bien Multipage de sélectionné. On sélectionnera aussi la résolution du scan. 100 DPI étant une définition correcte qui produit un fichier relativement leger.
       Dans la page de gauche on veillera impérativement a saisir un nom de fichier = xsane (sous le repertoire utilisateur) car ce nom sera utilisé par la suite par Laurux et a mettre le type du document multipage  en PDF.
       Lorsqu'on est prêt a scanner on cliquera sur le bouton "Numériser"de la page de droite. A la fin du scan on cliquera sur le bouton "Enregistrer le fichier multipage" sur la page de gauche puis on fermera Xsane pour revenir sous Laurux.
       Si on a plusieurs pages a réunir dans un même document PDF, on scannera l'ensemble des pages puis on enregistrera le fichier multipage.

       Lors de la première utilisation le repertoire de travail xsane (/home/xx/xsane, xx étant le repertoire utilisateur) n'existe pas et on aura donc la fenêtre suivante

Ged4.png

       Il faudra cliquer sur le bouton "Créer un projet" avant de pouvoir scanner.
       Tout document généré de cette façon sera stocké dans un sous-répertoire nommé "Docs" situé dans le répertoire défini dans les préférences.
       NB: Xsane enregistre ses paramètres de travail à la fermeture.

3- La génération automatique.

    Comme dit ailleurs dans la documentation, le logiciel génère automatiquement un fichier PDF pour les clients à l'impression d'une facture et pour les fournisseurs à la validation d'un BR dans la mesure ou les comptes utilisés ont bien le bouton "Copie automatique des documents" coché dans leur fiche. Cette opération va aussi ajouter un lien dans l'écriture comptable générée et on pourra donc, en comptabilité, afficher le document en visualisation des extraits de compte.
     Les comptes possédant un document lié auront une étoile (*) devant leur code.

Ged5.png

    Pour ouvrir le document il faudra faire un clic droit sur la ligne ayant l'étoile.
    Rappel : Pour modifier une ligne, il faut faire un double clic.

4- La gestion des documents liés aux écritures de comptabilité.

    Nous avons vu plus haut, en acquisition manuelle, qu'il était possible de lié un documents pdf à une écriture de comptabilité.
    Voici comment procéder.
    Dans les programmes de saisie des écritures on commence généralement par la saisie du compte tiers. Le compte tiers étant saisit on cliquera sur le bouton Ged6.png  le programme demandera si on souhaite copier un document existant ou si on souhaite en scanner un nouveau. La première option permettra la récupération d'un document existant sur un support quelconque et la seconde ouvrira le module de la GED permettant de saisir le nom du fichier a scanner ainsi que les étiquettes.  Laurux va renseigner automatiquement trois étiquettes, le numéro de l'écriture, le compte tiers et, si on saisit une écriture de trésorerie, le compte banque. Attention, ces étiquettes ne sont pas visibles. A vous de saisir ensuite vos propres étiquettes utiles pour des recherches futures.
    Ensuite, en extrait de compte, toute écriture ayant un document lié aura une étoile (*) en début de ligne. Il faudra faire un clic droit sur la ligne concernée poiur ouvrir le ou les documents liés à l'écriture.
    NB : On peut saisir plusieurs documents pour une même écriture.

5- L'Organisation des dossiers.

    Il est donc possible de gérer les documents pour les clients, les fournisseurs, les articles, les écritures de comptabilité et même les documents externes à Laurux (ceux qu'on nomme "Autres") mais qu'en est-il de l'organisation des dossiers ?

    Voilà comment s'articulent les dossiers de la GED.

    A- Clients.
        Repertoire défini dans les préférences      |   411xxx           |     Docs  ==> Tout document scanné ou copié a partir des fiches clients ou de la GED.
                                                                                                     |     Facs   ==> Tout document généré par la facturation.                
 
    B- Fournisseurs.
        Repertoire défini dans les préférences      |   401xxx           |     Docs  ==> Tout document copié ou scanné a partir des fiches fournisseurs ou de la GED, toute commande.
                                                                                                     |     BR     ==> Les bons de réception généré par la validation des BR.
                                                                                                     |     FAC   ==> Les factures fournisseurs scannées lors de la validation des BR.
    C- Articles.
        Repertoire défini dans les préférences      |   Docs  ==> Tout document copié ou scanné a partir des fiches articles ou de la GED

    D- Comptabilité.
        Repertoire défini dans les préférences      |   AAAA          |   401xxx  ==> Tout document scanné ou copié lors d'une saisie d'écriture pour un fournisseur.
                                                                                                    |   411xxx  ==> Tout document scanné ou copié lors d'une saisie d'écriture pour un client.
       NB : AAAA représente l'année en cours.

   E- Autres.
        Repertoire défini dans les préférences     |    XXXXX   ==> Tout document scanné a partir de la GED
       NB : Les répertoires des documents "Autres" étant libres XXXXX représente le répertoire saisit par l'utilisateur.

6- Les recherches

    Dans le menu de la GED Laurux offre une option de recherche qui va permettre les recherches de documents et éventuellement la suppression de liens ou de fichiers.

Ged9.png

       En premier lieu on saisira l'étiquette a rechercher puis on cochera le type de recherche a faire. Dans notre exemple la recherche des écritures ayant des liens avec le compte 411005 affiche deux lignes pour l'écriture 13199. On aurait pu faire la recherche sur l'écriture 13199 et on aurait eu le même résultat.
       Pour supprimer un lien, on sélectionne la ligne a supprimer et on fait "Suppr". Le lien étant supprimé le programme demandera si on souhaite effacer le fichier.

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